Externalización IT en pequeños negocios. ¿ Por qué puede ser útil ?

IT outsourcing

La externalización de IT puede ayudar a las pequeñas empresas a reducir los costos de IT y acceder a nuevas tecnologías. Comienza a entenderse que las operaciones de IT podrían beneficiarse de ser gestionado por un proveedor de servicios de terceros, que podría ser un servicio completamente externalizado o semi-externalizado.

¿Por qué externalizar su IT?

 

Hay muchas razones por las que una empresa podría optar por externalizar parte o todas sus operaciones de IT. Estos incluyen ahorros de costos, particularmente en contar y manejar una plantilla IT y emplear al personal para hacerlo.

Pero el costo no es la única razón. IT puede no ser la actividad principal de una pequeña empresa, por lo que la externalización puede aliviar la presión y el empleo de recursos.

Además, la externalización puede proporcionar acceso a los últimos procesos y técnicas de la industria, y aportar eficiencias operativas. También puede mejorar el aceso de la empresa al mercado de nuevos productos y servicios.

La calidad del servicio se puede mejorar a través de operaciones específicas de outsourcing como atención al cliente y facturación.

 

¿Cuáles son los inconvenientes de la externalización de su IT?

Hay algunas desventajas potenciales al subcontratar cualquier operación. Estos incluyen la pérdida de control sobre un servicio o actividad crítica del negocio.

Por ejemplo, si está subcontratando su soporte de IT externo, sus relaciones con los clientes sufrirán si su proveedor de servicios no le está brindando un buen servicio.

También podría haber una falta de flexibilidad en los servicios que recibe. Por último, es posible que tenga que invertir tiempo en gestionar su relación con el proveedor de servicios.

 

¿Qué operaciones de IT suelen ser externalizadas?

Muchas actividades de IT ahora se pueden ejecutar como servicios externalizados, incluyendo el desarrollo y la implementación de aplicaciones y sistemas de IT en si mismos.

Algunos de los sectores de más rápido crecimiento es la subcontratación de procesos de negocio, son aquellos donde las funciones de back office o de front office son dirigidas por un tercero.

Sin embargo, muchas de las actividades no básicas de IT, que tradicionalmente han proporcionado las empresas internamente, ahora están disponibles como servicios subcontratados.

Estos incluyen servicio de IT y apoyo, mantenimiento de IT, seguridad, copia de seguridad y recuperación e incluso el funcionamiento de las principales aplicaciones de negocios como Microsoft Exchange.

 

¿Cómo subcontrato mi IT?

Una vez que haya decidido qué departamento o operaciones le gustaría, o necesitaría externalizar, el siguiente paso es encontrar un socio de outsourcing con el que se sienten cómodo trabajando.

Hay grandes expertos en outsourcing como Accenture y Cognizant, y toda una serie de empresas de servicios de IT más pequeñas cuya ventaja principal es que ofrecen servicios más personalizados.

Desde un punto de vista financiero, es aconsejable entender sus necesidades de IT ya existentes y su base de costes con suficiente detalle para permitirle evaluar si el modelo de precios propuesto por el proveedor de servicios ofrece una relación calidad-precio que suponga una ventaja frente a la realización del trabajo con recursos internos.

 

¿Debería buscar un proveedor extranjero o permanecer en casa?

Los provedores externos de servicios pueden ser capaces de ofrecer buenas tarifas, pero hay muchas consideraciones involucradas en la elección de externalizar a una empresa de servicios ubicados en el extranjero.

Por ejemplo, ¿los servicios off-shore estarán sujetos al mismo régimen legal y regulador que cualquier servicio en mi pais, por ejemplo en relación con la protección de datos?

¿Quién auditará los servicios off-shore y corregirá los problemas? Además, ¿el proveedor off-shore tiene un grado suficiente de familiaridad con el idioma y las costumbres de sus clientes?

Asegurarse de que obtiene el máximo rendimiento de su relación de subcontratación significa que tendrá que tener reuniones periódicas con su proveedor de servicios y medir su rendimiento y objetivos. Gracias a las nuevas tecnologías, podrá realizar este seguimiento sin la necesidad de presencia física de su proveedor.

 

¿El Software como Servicio es lo mismo que la externalización de IT?

El software alojado en la Web, también conocido como Software as a Service (SaaS), no es estrictamente el mismo que el outsourcing de IT, pero comparte algunos de los mismos principios.

Por ejemplo, un proveedor de servicios administrará y mantendrá una aplicación de negocios para usted, ofreciéndole acceso a ella a través de una red y respaldando toda la información generada por su uso.

Se le facturará regularmente por los servicios que utiliza, y habrá un acuerdo entre usted y el proveedor de servicios que rige su uso y sus responsabilidades para usted.

Los tipos de operaciones de IT que se pueden proporcionar como servicios SaaS a petición, incluyen correo electrónico, finanzas y contabilidad, recursos humanos y automatización de la fuerza de ventas.